Cómo dividir los gastos de viaje con amigos y familiares

Averiguar cómo dividir los costos de viaje cuando se va de vacaciones con amigos o familiares puede ser un ejercicio complicado. Caso en cuestión: acabo de regresar de una escapada con amigas donde rápidamente me di cuenta de que mis amigas tenían más dinero para gastar en restaurantes y servicios de transporte que yo. No quería ser el aguafiestas que insistía en saltarnos la elegante comida francesa en favor de cocinar pasta en nuestro Airbnb, pero definitivamente estaba ansioso por cómo sería mi factura final de viaje.

Los viajes en grupo no sólo pueden generar estrés en torno a cuánto costará el fin de semana o la semana, sino que también pueden surgir muchas preguntas sobre quién pagará realmente cada comida, viaje o alojamiento y cómo los pagarán otros. Nadie quiere pagar de más, incluso si obtiene puntos de recompensa por la compra.

No ayuda que su deseo de ver a familiares y amigos, especialmente después de estar encerrado durante la pandemia de coronavirus, pueda estar en desacuerdo con los crecientes costos de alimentos y viajes que están superando su aumento salarial anual.

¿Cómo se puede acordar y dividir los costos de viaje con familiares y amigos para que todos realmente disfruten de su escapada y regresen a casa hablando? A continuación se ofrecen siete consejos para gestionar las finanzas en un viaje en grupo.

Analice los costos generales del viaje antes de reservar

¿Es este un viaje de $500 por persona o de $5,000 por pareja? Para prepararse para el éxito, tome el pulso al grupo para determinar cuánto pueden gastar en esta aventura.

No es una pregunta fácil. [Sabemos que los temas sobre dinero son tabú en general], dice Sarah Foster, analista y reportera económica de Bankrate (un sitio hermano de TPG). [Muchos de los desafíos que enfrentan las personas cuando se comprometen a viajar o ir a lugares con sus amigos se pueden solucionar con la idea general de sentirse cómodos hablando de dinero.]

Esto es especialmente crucial si estás planeando un viaje y luego invitas a otras personas (como una despedida de soltero o de soltera). Es posible que tus amigos provengan de situaciones financieras muy diferentes. Proporcione al grupo una estimación de lo que podrían costar los vuelos, el alojamiento, el transporte, la comida y las actividades, y luego dé a los participantes invitados la oportunidad de retroceder o retirarse.

Y, por favor, no avergüence a nadie por elegir no endeudarse para unas vacaciones que no puede permitirse. El miedo a perderse algo si optan por quedarse en casa es bastante doloroso; No querrás que tus amigos sientan que tienen que elegir entre la seguridad financiera y su relación contigo.

Sea considerado con la disparidad de habitaciones y precios al reservar alojamiento.

[Aborrezco absolutamente cuando quien reservó el alojamiento obtiene un lugar más pequeño bajo el supuesto de que si eres soltero, no necesitas tu propio espacio ni tu propia cama. Si todos pagan lo mismo, todos deberían tener la misma cantidad de espacio para dormir], dice Madison Blancaflor, editora senior de TPG. Ella recomienda dividir las tarifas de alojamiento por noche de manera desigual, para que la gente pueda pagar más por habitaciones más grandes o menos por habitaciones más pequeñas o compartidas.

Aún así, nunca debes asumir que alguien está de acuerdo con dormir en un sofá cama o compartir una cama con alguien con quien no está casado sin preguntar primero. Incluso si están de acuerdo, no les cobres la misma cantidad que a la pareja en el dormitorio principal... a menos que todos digan que están de acuerdo con el acuerdo.

Alternativamente, busque destinos de vacaciones donde pueda ofrecer al grupo una variedad de estilos y precios de alojamiento mientras mantiene a todos cerca. Por ejemplo, en un crucero o en un resort, la matriarca o el patriarca de la familia podría reservar una suite grande, tal vez con espacio adicional para reuniones, mientras que los nietos ocupan una cabina interior o una habitación de hotel más pequeña con vista a un jardín en lugar de al océano.

No asuma que todos quieren gastar su presupuesto de vacaciones de la misma manera

Algunas personas viajan para probar los mejores restaurantes de un destino, sin importar el costo. Otros prefieren cenar barato y gastar su dinero en experiencias, como tours o entradas a atracciones. Es posible que tus amigos quieran pasar la noche pidiendo cócteles artesanales en numerosos bares, mientras que tú preferirías asistir a un concierto o una representación teatral. O bien, es posible que tus padres quieran reservar todos los recorridos y entrar a todos los museos, mientras que tu presupuesto dicta que solo puedas disfrutar de actividades gratuitas o de bajo costo.

Estas diferencias en cuanto a qué actividades de vacaciones son valiosas para usted y sus compañeros de viaje pueden generar desacuerdos y herir sentimientos al planificar las actividades del día. También puede incomodar a algunos compañeros de viaje cuando terminan gastando más en actividades de lo que habían planeado.

Para evitar que surjan situaciones difíciles, asegúrese de tener la conversación necesaria sobre cómo gastar su dinero mientras está de vacaciones antes del viaje para poder llegar a un acuerdo. Tal vez los miembros del grupo se turnen para elegir las actividades del día o de la noche, o tal vez usted acuerde dividirse en horarios según el interés y el presupuesto. A veces, los abuelos o parejas más adineradas están dispuestos a subsidiar una comida o actividad más cara que al grupo le encantaría hacer para que los viajeros más preocupados por su presupuesto no tengan que preocuparse por el costo. No lo sabrás hasta que hables de ello.

Recuerde los finos detalles financieros

Su grupo puede aceptar dividir la cuenta del restaurante, pero eso no significa que hayan resuelto todos los detalles importantes. ¿Dejas una propina del 15% o del 25%? ¿Y cómo se tienen en cuenta los malos tipos de cambio al retirar dinero o las comisiones de las tarjetas de crédito en compras en el extranjero? Nadie quiere ser quisquilloso, pero podría ser necesario aliviar el estrés de los viajeros con un presupuesto limitado.

Antes de aceptar dividir los costos, consulte con sus compañeros de viaje para determinar qué tan sensibles son al precio. ¿5 dólares más aquí o allá son un factor decisivo, o les parece bien excederse ligeramente del presupuesto ocasionalmente? Deje claro qué gastos se compartirán y cuáles tendrá que asumir el individuo. La única respuesta correcta es aquella en la que todos están de acuerdo.

Utilice la tecnología para facilitar la división de gastos

"Todos los que tienen una tarjeta de crédito Travel Rewards o acumulan puntos de recompensa saben lo importante que es ser el primero en colocar su tarjeta de crédito en una factura y pagar el grupo. Pero lo que a menudo se pasa por alto es el proceso de pago", dice Foster.

Dividir los costos puede convertirse en una pesadilla cuando llega el momento de llegar a un acuerdo. Tu hermana perdió sus recibos, el mejor amigo de tu novio quiere que cubras sus compras excesivas de cerveza y siempre hay alguien a quien tienes que perseguir durante meses para que te devuelva el dinero.

Además, ¿quién debe qué? No querrás dividir una factura en partes iguales si las comidas de las personas cuestan cantidades muy diferentes.

"Es importante ser consciente de cómo se dividen las facturas de un viaje y asegurarse de que nadie pague de más", dice Foster. Si alguien toma un par de copas en la cena pero otra no bebe nada, no es justo obligar a esa persona a subsidiar los cócteles de su amiga. "Nada hace que los viajes que se supone que son divertidos sean más incómodos que el miedo de que alguien en la mesa pague más de lo que técnicamente gastó y luego tenga miedo de mencionar el tema".

Sin embargo, este es un problema que la tecnología puede resolver. Elija cualquiera de una serie de aplicaciones o calculadoras de división de costos para realizar un seguimiento de los gastos y determinar quién le debe qué a quién. Puede ingresar los gastos en el momento (algunos le permiten enviar fotos de los recibos) e incluso determinar quién es responsable de dividir cada pago individual si no es el grupo completo cada vez. La aplicación hace los cálculos y agilizará los pagos para que no todos se estén tirando dinero simultáneamente.

Túrnense para pagar los gastos del grupo.

Las soluciones de baja tecnología para dividir los costos de viaje también funcionan. Quizás una persona paga todas las cenas y otra paga todo el transporte con servicios de transporte compartido, de modo que queda más claro quién debe recibir el pago y es menos probable que se pierdan los recibos. Si un viajero realmente quiere beneficiarse de todas esas recompensas de las tarjetas de crédito y no le importa pagar mucho por adelantado, designe a esa persona para que pague todos los gastos de viaje del grupo. De esa forma, el resto sólo tendrá que pagarle a una persona al final del viaje.

Alternativamente, cada persona puede turnarse para pagar las cosas con la esperanza de que todos gasten una cantidad similar. Incluso si no es exacto, no tendrás pagos tan grandes o complicados al final del viaje. Y todos tienen la oportunidad de ganar puntos o millas con su tarjeta de crédito.

Cuando todo lo demás falla, solicite controles por separado

Es más fácil que una sola persona pague toda la factura del restaurante o el billete del tren, pero si le preocupa dividir los costos de viaje de manera equitativa, a veces es mejor que todos paguen por sí mismos. Solicite cheques por separado en los restaurantes y haga que cada viajero compre sus propios boletos turísticos en efectivo o con crédito, como mejor le parezca.

Busque aplicaciones y proveedores de viajes que tengan la opción de permitir que varias personas paguen desde el principio. Tanto Uber como Airbnb permiten dividir los costos desde el principio, por lo que todos pagan sobre la marcha en lugar de llegar al final.

En pocas palabras

Dividir los costos de las vacaciones puede convertirse rápidamente en una parte estresante de su viaje si no planifica con anticipación. Cuando participan varias personas, obtendrá la misma cantidad de opiniones sobre cuál debería ser el presupuesto, en qué debería derrochar y cómo pagará cada gasto. Lo más importante que puedes hacer para evitar discusiones o ansiedad financiera es abrir las líneas de comunicación y hablar sobre todos los asuntos de dinero durante la etapa de planificación y mientras estás de viaje.

Puede resultar incómodo hablar de finanzas, pero recuerda con quién estás hablando. "Tu familia, tus amigos, todos se preocupan por ti y no querrían que te endeudes con tarjetas de crédito", dice Foster. "Todos en el grupo quieren lo mejor para ti. Es sólo cuestión de reunir el coraje para abordar la conversación".

Una vez que haya acordado cómo dividir los costos de las vacaciones, podrá continuar con lo más importante: disfrutar el viaje y pasar tiempo juntos como grupo.