Comment partager les frais de voyage avec vos amis et votre famille

Trouver comment répartir les frais de voyage lors de vacances entre amis ou en famille peut être un exercice délicat. Exemple concret : je reviens tout juste d'une escapade entre copines où j'ai rapidement réalisé que mes amis avaient plus d'argent que moi à dépenser en restaurants et en services de covoiturage. Je ne voulais pas être le rabat-joie qui insistait pour éviter la cuisine française raffinée au profit de la cuisson des pâtes dans notre Airbnb, mais j'étais vraiment inquiet de savoir à quoi ressemblerait ma facture de voyage finale.

Non seulement les voyages de groupe peuvent créer du stress quant au coût du week-end ou de la semaine, mais de nombreuses questions peuvent également se poser quant à savoir qui paiera réellement chaque repas, trajet ou hébergement et comment les autres les rembourseront. Personne ne veut payer trop cher, même s’il obtient des points de récompense sur l’achat.

Cela n’aide pas que votre désir de voir votre famille et vos amis, surtout après avoir été enfermé pendant la pandémie de coronavirus, puisse être en contradiction avec la montée en flèche des frais de nourriture et de voyage qui dépassent votre augmentation de salaire annuelle.

Comment se mettre d'accord et répartir les frais de voyage avec la famille et les amis afin que chacun profite réellement de son escapade et rentre à la maison toujours en bons termes ? Voici sept conseils pour gérer les finances lors d’un voyage de groupe.

Discutez des frais généraux de voyage avant de réserver

S'agit-il d'un voyage à 500 $ par personne ou de 5 000 $ par couple ? Pour vous préparer au succès, prenez le pouls du groupe pour déterminer combien il peut dépenser pour cette aventure.

Ce n'est pas une question facile. [Nous savons que les sujets liés à l'argent sont tabous en général], déclare Sarah Foster, analyste et journaliste économique chez Bankrate (un site sœur de TPG). [De nombreux défis auxquels les gens sont confrontés lorsqu'ils s'engagent à voyager ou à se rendre avec leurs amis peuvent être résolus avec l'idée générale d'être à l'aise pour parler d'argent.]

Ceci est particulièrement crucial si vous planifiez un voyage et que vous invitez ensuite d'autres personnes (comme un enterrement de vie de garçon ou de jeune fille). Vos amis peuvent provenir de situations financières très différentes. Donnez au groupe une estimation de ce que pourraient coûter les vols, l'hébergement, le transport, la nourriture et les activités, puis donnez aux participants invités la possibilité de reculer ou de repartir.

Et s'il vous plaît, ne faites honte à personne d'avoir choisi de ne pas s'endetter pour des vacances qu'il ne peut pas se permettre. La peur de rater quelque chose s’ils choisissent de rester à la maison est déjà assez douloureuse ; vous ne voulez pas donner à vos amis le sentiment qu'ils doivent choisir entre la sécurité financière et leur relation avec vous.

Soyez attentif à la disparité des chambres et des prix lors de la réservation d'un hébergement

[Je déteste absolument que celui qui a réservé l'hébergement obtienne une place plus petite en supposant que si vous êtes célibataire, vous n'avez pas besoin de votre propre espace ou de votre propre lit. Si tout le monde paie également, tout le monde devrait disposer d'une quantité égale d'espace pour dormir », déclare Madison Blancaflor, rédactrice en chef chez TPG. Elle recommande de diviser inégalement les tarifs d'hébergement par nuit, afin que les gens puissent payer plus pour des chambres plus grandes ou moins pour des chambres plus petites ou partagées.

Néanmoins, vous ne devriez jamais présumer que quelqu'un est d'accord pour dormir sur un canapé-lit ou partager un lit avec quelqu'un avec qui il n'est pas marié sans le demander au préalable. Même s'ils sont d'accord, ne leur facturez pas le même montant que le couple dans la chambre principale... à moins que tout le monde déclare qu'il est d'accord avec l'arrangement.

Vous pouvez également rechercher des destinations de vacances où vous pouvez proposer au groupe une gamme de styles et de prix d'hébergement tout en gardant tout le monde à proximité. Par exemple, lors d'une croisière ou dans un complexe hôtelier, la matriarche ou le patriarche de la famille peut réserver une grande suite, peut-être avec un espace supplémentaire pour les réunions, tandis que les petits-enfants occupent une cabine intérieure ou une chambre d'hôtel plus petite donnant sur un jardin plutôt que sur l'océan.

Ne présumez pas que tout le monde veut dépenser son budget vacances de la même manière.

Certaines personnes voyagent pour essayer les meilleurs restaurants d’une destination, quel qu’en soit le prix. D'autres préfèrent dîner à bas prix et dépenser leur argent en expériences, telles que des visites ou des frais d'entrée aux attractions. Vos amis voudront peut-être passer la nuit à commander des cocktails artisanaux dans de nombreux bars, tandis que vous préférerez assister à un concert ou à une représentation théâtrale. Ou bien, vos parents voudront peut-être réserver chaque visite et entrer dans chaque musée, alors que votre budget vous impose de profiter uniquement d'activités gratuites ou à faible coût.

Ces différences selon lesquelles les activités de vacances sont utiles pour vous par rapport à vos compagnons de voyage peuvent entraîner des désaccords et des sentiments blessés lors de la planification des activités de la journée. Cela peut également mettre certains compagnons de voyage mal à l'aise lorsqu'ils finissent par dépenser plus en activités que prévu.

Pour éviter toute situation difficile, veillez à avoir la conversation nécessaire sur la façon de dépenser votre argent pendant vos vacances avant le voyage afin de pouvoir trouver un compromis. Peut-être que les membres du groupe choisissent à tour de rôle les activités de la journée ou de la soirée, ou peut-être que vous acceptez de vous répartir à certains moments en fonction de vos intérêts et de votre budget. Parfois, les grands-parents ou les couples les plus riches sont prêts à subventionner un repas ou une activité plus coûteuse que le groupe aimerait faire afin que les voyageurs les plus soucieux de leur budget n'aient pas à se soucier du coût. Vous ne le saurez pas tant que vous n’en parlerez pas.

N'oubliez pas les petits détails financiers

Votre groupe peut accepter de partager l'addition du restaurant, mais cela ne signifie pas que vous avez réglé tous les détails importants. Laissez-vous un pourboire de 15 % ou 25 % ? Et comment tenir compte des mauvais taux de change lors du retrait d’argent ou des frais de carte de crédit sur les achats à l’étranger ? Personne ne veut pinailler, mais cela pourrait être nécessaire pour atténuer le stress des voyageurs à petit budget.

Avant d’accepter de partager les coûts, renseignez-vous auprès de vos compagnons de voyage pour déterminer dans quelle mesure ils sont sensibles au prix. Est-ce que 5 $ de plus ici ou là constituent une rupture, ou sont-ils d'accord avec un léger dépassement occasionnel du budget ? Soyez clair sur les dépenses qui seront partagées et celles que la personne devra assumer elle-même. La seule bonne réponse est celle sur laquelle vous êtes tous d’accord.

Utilisez la technologie pour faciliter le partage des dépenses

"Tous ceux qui possèdent une carte de crédit avec récompenses de voyage ou accumulent des points de récompense savent à quel point il est important d'être le premier à apposer sa carte de crédit sur une facture et à payer pour le groupe. Mais ce qui est souvent négligé, c'est le processus de remboursement", explique Foster.

Le partage des coûts peut devenir un cauchemar lorsqu'il est temps de régler les frais. Votre sœur a perdu ses reçus, le meilleur ami de votre petit ami veut que vous couvriez ses achats excessifs de bière et il y a toujours quelqu'un que vous devez poursuivre pendant des mois pour vous rembourser.

De plus, qui doit quoi de toute façon ? Vous ne voulez pas diviser une facture de manière égale si les repas des gens coûtent des montants très différents.

"Il est important de savoir comment vous répartissez les factures lors d'un voyage et de vous assurer que personne ne paie trop cher", explique Foster. Si quelqu'un prend quelques verres au dîner mais que quelqu'un d'autre ne boit pas du tout, il n'est pas juste de lui demander de subventionner les cocktails de son amie. "Rien ne rend les voyages censés être amusants plus gênants que la peur que quelqu'un à la table paie plus que ce qu'il a techniquement dépensé, puis ait peur d'en parler."

Il s’agit cependant d’un problème que la technologie peut résoudre. Choisissez l’une des nombreuses applications ou calculatrices de partage des coûts pour suivre vos dépenses et déterminer qui doit quoi à qui. Vous pouvez saisir les dépenses sur le moment (certaines vous permettent de soumettre vous-même des photos des reçus) et même déterminer qui est responsable de la répartition de chaque paiement individuel si ce n'est pas l'ensemble du groupe à chaque fois. L'application fait le calcul et rationalisera les paiements afin que vous ne vous jetiez pas tous de l'argent simultanément.

Payer à tour de rôle les dépenses du groupe

Les solutions low-tech permettant de répartir les frais de voyage fonctionnent également. Peut-être qu'une personne paie tous les dîners et qu'une autre paie tous les transports avec des services de covoiturage afin de savoir plus clairement qui doit être payé et que les reçus risquent moins d'être perdus. Si un voyageur souhaite vraiment bénéficier de toutes ces récompenses de carte de crédit et ne craint pas de payer beaucoup d'avance, désignez cette personne pour payer toutes les dépenses de voyage de groupe. De cette façon, les autres ne doivent payer qu'une seule personne à la fin du voyage.

Alternativement, chaque personne peut payer à tour de rôle dans l’espoir que tout le monde dépense le même montant. Même si ce n'est pas exact, vous n'aurez pas de remboursements aussi importants ou compliqués à la fin du voyage. Et chacun a la possibilité de gagner des points ou des miles sur sa carte de crédit.

Quand tout le reste échoue, demandez des chèques séparés

Il est plus facile de demander à une seule personne de payer la totalité de la note de restaurant ou du billet de train, mais si vous souhaitez partager équitablement les frais de voyage, il est parfois préférable que chacun paie pour lui-même. Demandez des chèques séparés dans les restaurants et demandez à chaque voyageur d'acheter ses propres billets de visite en espèces ou à crédit, comme bon lui semble.

Recherchez des applications et des prestataires de voyages offrant la possibilité de permettre à plusieurs personnes de payer dès le départ. Uber et Airbnb permettent tous deux de partager les coûts dès le départ, de sorte que chacun paie au fur et à mesure au lieu de s'installer à la fin.

Conclusion

Le partage des frais de vacances peut rapidement devenir une partie stressante de votre voyage si vous ne planifiez pas à l'avance. Lorsque plusieurs personnes sont impliquées, vous obtiendrez autant d’opinions sur ce que devrait être le budget, sur quoi vous devriez faire des folies et comment vous paierez pour chaque dépense. La chose la plus importante que vous puissiez faire pour éviter les disputes ou l'anxiété financière est d'ouvrir les voies de communication et de parler de toutes les questions d'argent pendant la phase de planification et pendant votre voyage.

Il peut sembler gênant d'évoquer les finances, mais rappelez-vous à qui vous parlez. "Votre famille, vos amis, ils se soucient tous de vous et ils ne voudraient pas que vous vous endettiez avec une carte de crédit", explique Foster. "Tout le monde dans le groupe veut les meilleures choses pour vous. Il s'agit simplement de trouver le courage d'aborder la conversation."

Une fois que vous êtes convenu de la manière de répartir les frais de vacances, vous pouvez vous consacrer à ce qui est le plus important : profiter du voyage et passer du temps ensemble en groupe.