Come dividere le spese di viaggio con amici e familiari

Capire come dividere le spese di viaggio quando si è in vacanza con gli amici o la famiglia può essere un esercizio complicato. Caso in questione: sono appena tornato da una vacanza con le amiche in cui ho subito capito che i miei amici avevano più soldi da spendere in ristoranti e servizi di ride-hailing di me. Non volevo essere il guastafeste che insisteva nel rinunciare al sofisticato cibo francese in favore di cucinare la pasta sul nostro Airbnb, ma ero decisamente in ansia per come sarebbe stato il mio conto di viaggio finale.

Non solo i viaggi di gruppo possono creare stress su quanto costerà il fine settimana o la settimana, ma possono sorgere molte domande su chi pagherà effettivamente ogni pasto, corsa o alloggio e come gli altri li ripagheranno. Nessuno vuole pagare più del dovuto, anche se ottiene punti premio sull'acquisto.

Non aiuta il fatto che il tuo desiderio di vedere la famiglia e gli amici, soprattutto dopo essere stato rinchiuso durante la pandemia di coronavirus, possa essere in contrasto con i costi alle stelle di cibo e viaggio che stanno superando il tuo aumento di stipendio annuale.

Come puoi concordare e dividere le spese di viaggio con la famiglia e gli amici in modo che tutti si godano davvero la vacanza e tornino a casa senza parlare? Ecco sette suggerimenti per gestire le finanze durante un viaggio di gruppo.

Discuti i costi generali del viaggio prima di prenotare

Si tratta di un viaggio da $ 500 a persona o di un viaggio da $ 5.000 a coppia? Per prepararvi al successo, prendete il polso del gruppo per determinare quanto possono spendere in questa avventura.

Non è una domanda facile. [Sappiamo che gli argomenti relativi al denaro sono tabù in generale], afferma Sarah Foster, analista e giornalista economica presso Bankrate (un sito gemello di TPG). [Molte delle sfide che le persone affrontano quando si impegnano a viaggiare o vanno in posti con i propri amici possono essere risolte con l'idea generale di sentirsi a proprio agio nel parlare di soldi.]

Ciò è particolarmente importante se stai pianificando un viaggio e poi inviti altri (come ad esempio una festa di addio al celibato o al nubilato). I tuoi amici potrebbero provenire da situazioni finanziarie molto diverse. Fornisci al gruppo una stima di quanto potrebbero costare voli, alloggio, trasporto, cibo e attività, quindi dai ai partecipanti invitati la possibilità di respingere o ritirarsi.

E per favore, non vergognare nessuno per aver scelto di non indebitarsi per una vacanza che non può permettersi. La paura di perdere qualcosa qualora decidessero di restare a casa è già abbastanza dolorosa; non vuoi che i tuoi amici si sentano come se dovessero scegliere tra la sicurezza finanziaria e il loro rapporto con te.

Sii rispettoso della disparità di camere e prezzi quando prenoti un alloggio

[Detesto assolutamente quando chiunque abbia prenotato l'alloggio ottiene un posto più piccolo partendo dal presupposto che se sei single, non hai bisogno del tuo spazio o del tuo letto. Se tutti pagassero allo stesso modo, tutti dovrebbero avere la stessa quantità di spazio/stanza per dormire,] afferma Madison Blancaflor, redattore senior di TPG. Raccomanda di dividere le tariffe di alloggio per notte in modo diseguale, in modo che le persone possano pagare di più per stanze più grandi o meno per stanze più piccole o condivise.

Tuttavia, non dovresti mai dare per scontato che qualcuno sia d'accordo nel dormire su un divano letto o nel condividere un letto con qualcuno con cui non è sposato senza prima chiedere. Anche se sono d'accordo, non addebitate loro la stessa cifra della coppia nella camera matrimoniale... a meno che tutti non dichiarino di essere d'accordo con l'accordo.

In alternativa, cerca destinazioni di vacanza in cui puoi offrire al gruppo una gamma di stili di alloggio e prezzi mantenendo tutti vicini. Ad esempio, durante una crociera o in un resort, la matriarca o il patriarca della famiglia potrebbero prenotare una grande suite, magari con spazio extra per le riunioni, mentre i nipoti occupano una cabina interna o una stanza d'albergo più piccola che si affaccia sul giardino invece che sull'oceano.

Non dare per scontato che tutti vogliano spendere il budget delle vacanze allo stesso modo

Alcune persone viaggiano per provare i migliori ristoranti di una destinazione, indipendentemente dal costo. Altri preferiscono cenare spendendo poco e spendere i loro soldi in esperienze, come tour o biglietti d'ingresso alle attrazioni. I tuoi amici potrebbero voler passare la notte ordinando cocktail artigianali in numerosi bar, mentre tu preferiresti assistere a un concerto o uno spettacolo teatrale. Oppure i tuoi genitori potrebbero voler prenotare ogni tour ed entrare in ogni museo, mentre il tuo budget ti impone di goderti solo attività gratuite o a basso costo.

Queste differenze in cui le attività della vacanza sono preziose per te rispetto ai tuoi compagni di viaggio possono portare a disaccordi e ferire i sentimenti quando pianifichi le attività della giornata. Può anche mettere a disagio alcuni compagni di viaggio quando finiscono per spendere più di quanto avevano pianificato per le attività.

Per evitare che si verifichino situazioni difficili, assicurati di avere la conversazione necessaria su come spendere i tuoi soldi mentre sei in vacanza prima del viaggio in modo da poter trovare un compromesso. Forse i membri del gruppo scelgono a turno le attività del giorno o della sera, o forse accettate di dividervi a volte in base agli interessi e al budget. A volte, i nonni o le coppie più ricchi sono disposti a sovvenzionare un pasto o un'attività più costosa che il gruppo vorrebbe fare, in modo che i viaggiatori più attenti al budget non debbano preoccuparsi dei costi. Non lo saprai finché non ne parlerai.

Ricorda i dettagli finanziari fini

Il tuo gruppo potrebbe accettare di dividere il conto del ristorante, ma ciò non significa che hai sistemato tutti i dettagli importanti. Lasci una mancia del 15% o del 25%? E come si tiene conto dei tassi di cambio sfavorevoli durante i prelievi di denaro o le commissioni delle carte di credito sugli acquisti esteri? Nessuno vuole essere pignolo, ma potrebbe essere necessario alleviare lo stress dei viaggiatori con un budget limitato.

Prima di accettare di dividere i costi, verifica con i tuoi compagni di viaggio per determinare quanto sono sensibili al prezzo. $ 5 in più qui o là sono un problema o vanno bene occasionalmente andando leggermente oltre il budget? Sii chiaro su quali spese saranno condivise e quali l'individuo dovrà farsi carico. L’unica risposta giusta è quella su cui siete tutti d’accordo.

Utilizza la tecnologia per semplificare la suddivisione delle spese

"Tutti coloro che hanno una carta di credito Travel Rewards o accumulano punti premio sanno quanto sia importante essere i primi a mettere la propria carta di credito sul conto e pagare per il gruppo. Ma ciò che spesso viene trascurato è il processo di rimborso", afferma Foster.

La suddivisione dei costi può diventare un incubo quando arriva il momento di saldare. Tua sorella ha perso le ricevute, il migliore amico del tuo ragazzo vuole che tu copra i suoi acquisti eccessivi di birra e c'è sempre qualcuno che devi inseguire per mesi per ripagarti.

Inoltre, chi deve cosa comunque? Non è consigliabile dividere equamente il conto se i pasti delle persone costano importi molto diversi.

"È importante essere consapevoli di come si dividono i conti durante un viaggio e assicurarsi che nessuno stia pagando più del dovuto", afferma Foster. Se qualcuno riceve un paio di drink a cena ma qualcun altro non beve affatto, non è giusto costringere quella persona a sovvenzionare i cocktail della sua amica. "Niente rende i viaggi che dovrebbero essere divertenti più imbarazzanti della paura che qualcuno al tavolo paghi più di quanto tecnicamente speso, e poi abbia paura di sollevare l'argomento."

Questo è un problema, tuttavia, che la tecnologia può risolvere. Scegli una delle numerose app o calcolatori per la suddivisione dei costi per tenere traccia delle spese e capire chi deve a chi cosa. Puoi inserire le spese in questo momento - alcuni ti consentono di inviare le foto delle ricevute stesse - e persino determinare chi è responsabile della suddivisione di ogni singolo pagamento se non è l'intero gruppo ogni volta. L'app fa i conti e semplificherà i pagamenti in modo che non vi lanciate tutti soldi contemporaneamente.

A turno, pagate le spese del gruppo

Anche le soluzioni a bassa tecnologia per dividere i costi di viaggio funzionano. Forse una persona paga tutte le cene e un'altra paga tutti i trasporti con i servizi di ride-hailing, quindi è più chiaro chi deve essere pagato ed è meno probabile che le ricevute vadano perse. Se un viaggiatore vuole davvero beneficiare di tutti quei premi della carta di credito e non si preoccupa di pagare molto in anticipo, designa quella persona a pagare tutte le spese di viaggio del gruppo. In questo modo, gli altri dovranno pagare solo una persona alla fine del viaggio.

In alternativa, ogni persona può, a turno, pagare le cose nella speranza che tutti spendano la stessa cifra. Anche se non è esatto, non avrai rimborsi così ingenti o complicati alla fine del viaggio. E tutti hanno la possibilità di guadagnare punti o miglia sulla propria carta di credito.

Quando tutto il resto fallisce, chiedi controlli separati

È più facile che una persona paghi l'intero conto del ristorante o del treno, ma se sei preoccupato di dividere equamente i costi di viaggio, a volte è meglio che ognuno paghi da solo. Richiedi assegni separati presso i ristoranti e chiedi a ogni viaggiatore di acquistare i propri biglietti per il tour in contanti o con credito come meglio crede.

Cerca app e fornitori di viaggi che dispongano di un'opzione per consentire a più persone di pagare fin dall'inizio. Uber e Airbnb consentono entrambi di suddividere i costi fin dall'inizio, quindi tutti pagano in base al loro andamento invece di sistemarsi alla fine.

In conclusione

Suddividere i costi delle vacanze può diventare rapidamente una parte stressante del tuo viaggio se non pianifichi in anticipo. Quando sono coinvolte più persone, otterrai altrettante opinioni su quale dovrebbe essere il budget, su cosa dovresti spendere e su come pagherai ciascuna spesa. La cosa più importante che puoi fare per evitare discussioni o ansia finanziaria è aprire le linee di comunicazione e parlare di tutte le questioni finanziarie durante la fase di pianificazione e durante il viaggio.

Potrebbe sembrare imbarazzante parlare di questioni finanziarie, ma ricorda con chi stai parlando. "La tua famiglia, i tuoi amici, tutti si prendono cura di te e non vorrebbero che tu ti indebitassi con la carta di credito", afferma Foster. "Tutti nel gruppo vogliono le cose migliori per te. È solo questione di trovare il coraggio di affrontare la conversazione."

Una volta concordato come dividere i costi della vacanza, puoi dedicarti a ciò che è più importante: goderti il ​​viaggio e trascorrere del tempo insieme in gruppo.