Como dividir custos de viagem com amigos e familiares

Descobrir como dividir os custos de viagem durante as férias com amigos ou família pode ser um exercício complicado. Caso em questão: acabei de voltar de uma escapadela de amigas, onde rapidamente percebi que meus amigos tinham mais dinheiro para gastar em restaurantes e serviços de carona do que eu. Eu não queria ser o desmancha-prazeres que insistia em deixar de lado a comida francesa sofisticada em favor de cozinhar macarrão em nosso Airbnb, mas estava definitivamente ansioso para saber como seria minha conta final de viagem.

As viagens em grupo não só podem criar estresse em torno de quanto custará o fim de semana ou a semana, mas também pode haver muitas dúvidas sobre quem realmente pagará por cada refeição, passeio ou acomodação e como os outros irão reembolsá-los. Ninguém quer pagar a mais - mesmo que receba pontos de recompensa na compra.

Não ajuda que o seu desejo de ver a família e os amigos, especialmente depois de ficar fechado durante a pandemia do coronavírus, possa estar em desacordo com os custos crescentes de alimentação e viagens que estão ultrapassando o seu aumento salarial anual.

Como você concorda e divide os custos de viagem com a família e amigos para que todos realmente aproveitem a viagem e voltem para casa ainda conversando? Aqui estão sete dicas para administrar as finanças em uma viagem em grupo.

Discuta os custos gerais da viagem antes de reservar

Esta é uma viagem de US$ 500 por pessoa ou de US$ 5.000 por casal? Para se preparar para o sucesso, tome o pulso do grupo para determinar quanto eles podem gastar nesta aventura.

Não é uma pergunta fácil. [Sabemos que tópicos sobre dinheiro são tabu em geral], diz Sarah Foster, analista e repórter de economia do Bankrate (um site irmão do TPG). [Muitos dos desafios que as pessoas enfrentam quando se comprometem a viajar ou a ir a lugares com os amigos podem ser resolvidos com a ideia geral de se sentirem confortáveis ​​em falar sobre dinheiro.]

Isso é especialmente importante se você estiver planejando uma viagem e depois convidar outras pessoas (como uma despedida de solteiro). Seus amigos podem vir de situações financeiras muito diferentes. Dê ao grupo uma estimativa de quanto podem custar voos, acomodações, transporte, alimentação e atividades e, em seguida, dê aos participantes convidados a chance de recuar ou desistir.

E, por favor, não envergonhe ninguém por escolher não se endividar nas férias que não pode pagar. O medo de perder caso optem por ficar em casa já é bastante doloroso; você não quer que seus amigos sintam que precisam escolher entre a segurança financeira e o relacionamento com você.

Tenha consideração pela disparidade de quartos e preços ao reservar acomodações

[Eu absolutamente abomino quando quem reservou as acomodações consegue um lugar menor sob a suposição de que, se você é solteiro, não precisa de seu próprio espaço ou de sua própria cama. Se todos pagam igualmente, todos deveriam ter a mesma quantidade de espaço/quarto para dormir], diz Madison Blancaflor, editora sênior da TPG. Ela recomenda dividir as tarifas de hospedagem noturna de forma desigual, para que as pessoas possam pagar mais por quartos maiores ou menos por quartos menores ou compartilhados.

Ainda assim, você nunca deve presumir que alguém concorda em dormir em um sofá-cama ou dividir a cama com alguém com quem não é casado sem perguntar primeiro. Mesmo que eles concordem, não cobrem o mesmo valor que o casal no quarto principal... a menos que todos declarem que concordam com o acordo.

Alternativamente, procure destinos de férias onde você possa oferecer ao grupo uma variedade de estilos e preços de acomodação, mantendo todos próximos. Por exemplo, num cruzeiro ou num resort, a matriarca ou patriarca da família pode reservar uma suite grande, talvez com espaço extra para reuniões, enquanto os netos ocupam uma cabine interior ou um quarto de hotel mais pequeno, virado para um jardim em vez do oceano.

Não presuma que todos desejam gastar o orçamento de férias da mesma maneira

Algumas pessoas viajam para experimentar os melhores restaurantes de um destino, independentemente do custo. Outros preferem jantar barato e gastar seu dinheiro em experiências, como passeios ou taxas de entrada em atrações. Seus amigos podem querer passar a noite pedindo coquetéis artesanais em vários bares, enquanto você prefere assistir a um concerto ou apresentação de teatro. Ou seus pais podem querer reservar todos os passeios e entrar em todos os museus, enquanto seu orçamento exige apenas atividades gratuitas ou de baixo custo.

Essas diferenças nas quais as atividades de férias são valiosas para você e para seus companheiros de viagem podem levar a desentendimentos e mágoas ao planejar as atividades do dia. Também pode deixar alguns companheiros de viagem desconfortáveis ​​quando acabam gastando mais em atividades do que planejaram.

Para evitar o surgimento de situações difíceis, faça questão de ter a conversa necessária sobre como gastar seu dinheiro durante as férias antes da viagem, para que você possa chegar a um acordo. Talvez os membros do grupo se revezem na escolha das atividades do dia ou da noite, ou talvez você concorde em se separar às vezes de acordo com o interesse e o orçamento. Às vezes, avós ou casais mais ricos estão dispostos a subsidiar uma refeição ou atividade mais cara que o grupo adoraria realizar, para que os viajantes mais preocupados com o orçamento não precisem se preocupar com o custo. Você não saberá até falar sobre isso.

Lembre-se dos detalhes financeiros

Seu grupo pode concordar em dividir a conta do restaurante, mas isso não significa que você acertou todos os detalhes importantes. Você está deixando uma gorjeta de 15% ou 25%? E como contabilizar taxas de câmbio ruins ao sacar dinheiro ou taxas de cartão de crédito em compras no exterior? Ninguém quer criticar, mas pode ser necessário aliviar o estresse dos viajantes com orçamento limitado.

Antes de concordar em dividir os custos, verifique com seus companheiros de viagem para determinar até que ponto eles são sensíveis ao preço. $ 5 a mais aqui ou ali são um obstáculo, ou eles estão bem em ocasionalmente ultrapassar um pouco o orçamento? Tenha claro quais despesas serão compartilhadas e quais o indivíduo deverá assumir. A única resposta certa é aquela com a qual todos concordam.

Use a tecnologia para facilitar a divisão de despesas

“Todo mundo que tem um cartão de crédito de recompensas de viagens ou acumula pontos de recompensa sabe como é importante ser o primeiro a colocar seu cartão de crédito em uma fatura e pagar pelo grupo. Mas o que muitas vezes é esquecido é o processo de reembolso”, diz Foster.

A divisão de custos pode se tornar um pesadelo na hora de acertar. Sua irmã perdeu os recibos, o melhor amigo do seu namorado quer que você cubra as compras excessivas de cerveja e sempre há alguém que você precisa perseguir por meses para realmente pagar.

Além disso, quem deve o quê, afinal? Você não quer dividir a conta igualmente se as refeições das pessoas custam valores muito diferentes.

“É importante estar ciente de como você está dividindo as contas em uma viagem e garantir que ninguém pague a mais”, diz Foster. Se alguém bebe algumas bebidas no jantar, mas outra pessoa não bebe nada, não é justo fazer com que essa pessoa subsidie ​​os coquetéis de sua amiga. "Nada torna as viagens que deveriam ser divertidas mais estranhas do que o medo de alguém na mesa pagar mais do que gastou tecnicamente e depois ter medo de tocar no assunto."

Este é um problema, no entanto, que a tecnologia pode resolver. Escolha qualquer um dos vários aplicativos ou calculadoras de divisão de custos para controlar as despesas e descobrir quem deve o quê a quem. Você pode inserir despesas na hora - alguns permitem que você envie fotos dos próprios recibos - e até mesmo determinar quem é o responsável por dividir cada pagamento individual, caso não seja o grupo inteiro todas as vezes. O aplicativo faz as contas e agiliza os pagamentos para que vocês não joguem dinheiro uns nos outros ao mesmo tempo.

Revezem-se no pagamento das despesas do grupo

Soluções de baixa tecnologia para dividir os custos de viagem também funcionam. Talvez uma pessoa pague por todos os jantares e outra pague por todos os transportes com serviços de carona, para que fique mais claro quem precisa ser pago e os recibos tenham menos probabilidade de serem perdidos. Se um viajante realmente deseja se beneficiar de todas as recompensas do cartão de crédito e não se importa em pagar muito adiantado, designe essa pessoa para pagar todas as despesas de viagem em grupo. Dessa forma, o restante só terá que pagar uma pessoa no final da viagem.

Alternativamente, cada pessoa pode se revezar no pagamento das coisas, na esperança de que todos gastem uma quantia semelhante. Mesmo que não seja exato, você não terá reembolsos tão grandes ou complicados no final da viagem. E todos têm a chance de ganhar pontos ou milhas no cartão de crédito.

Quando tudo mais falhar, peça verificações separadas

É mais fácil ter uma pessoa pagando toda a conta do restaurante ou da passagem de trem, mas se você estiver preocupado em dividir os custos da viagem de maneira justa, às vezes é melhor que todos paguem por si mesmos. Solicite cheques separados em restaurantes e peça a cada viajante que compre seus próprios ingressos turísticos com dinheiro ou crédito, conforme acharem adequado.

Procure aplicativos e provedores de viagens que tenham a opção de permitir que várias pessoas paguem desde o início. Tanto o Uber quanto o Airbnb permitem que os custos sejam divididos desde o início, para que todos paguem à medida que usam, em vez de acertarem no final.

Resultado final

Dividir os custos das férias pode rapidamente se tornar uma parte estressante da sua viagem se você não planejar com antecedência. Quando várias pessoas estão envolvidas, você obterá o mesmo número de opiniões sobre qual deve ser o orçamento, o que deve gastar e como pagará por cada despesa. A coisa mais importante que você pode fazer para evitar discussões ou ansiedade financeira é abrir as linhas de comunicação e conversar sobre todos os assuntos financeiros durante a fase de planejamento e durante a viagem.

Pode parecer estranho falar sobre finanças, mas lembre-se com quem você está falando. “Sua família, seus amigos, todos se preocupam com você e não gostariam que você se endividasse no cartão de crédito”, diz Foster. "Todos no grupo querem o melhor para você. É apenas uma questão de criar coragem para iniciar a conversa."

Depois de concordar sobre como dividir os custos das férias, você poderá prosseguir com o que é mais importante: aproveitar a viagem e passar algum tempo juntos em grupo.