Co je digitální podatelna?

Pravděpodobně jste tento termín již slyšeli, ale co je to vlastně digitální podatelna? Digitální podatelna je způsob, jak zpracovat příchozí dokumenty, které vstupují do vaší organizace, rychleji a efektivněji. Papírová pošta je zpracovávána pomocí technik skenování a zachycování dokumentů, které digitalizují soubory a zpřístupňují je elektronicky. E-maily jsou monitorovány, aby se extrahovaly vložené soubory a přílohy, které jsou pak správně naformátovány pro automatizované zpracování.

Pro firmy všech typů a velikostí je těžké držet krok s poštou a e-maily, které neustále přicházejí. Správa pošty nejen že odčerpává personální zdroje, ale zaostávání s ní může mít důsledky, jako je pomalý zákaznický servis, problémy s nedodržováním předpisů a poplatky za pozdní platby.

Díky digitální podatelně můžete správu příchozí pošty umístit na vyhrazenou platformu, což vám ušetří čas a frustraci a umožní vám pracovat na důležitých dokumentech rychleji.

Digitální podatelna vám může pomoci jak s papírovou poštou, tak s poštovními balíky.

Zde je vše, co potřebujete vědět o digitální podatelně a o tom, jak vám může pomoci s papírovou poštou i e-mailem.

Jaké jsou výhody služeb digitální podatelny?

Všechny společnosti ve všech odvětvích mohou těžit z používání digitální podatelny. Pomocí takového řešení můžete zefektivnit několik procesů, jako je například zpracování faktur. Díky digitální podatelně mohou týmy AP zkrátit čas a náklady na zpracování faktur. Zpráva Institutu financí a managementu ve skutečnosti uvádí, že ruční zpracování průměrné faktury stojí 15 USD, ale digitální zpracování pouze 3 USD nebo méně.

A výhody nemusí končit u vašeho AP oddělení. Existuje nespočet výhod používání řešení automatizace poštovních provozů, které se mohou týkat celé vaší organizace. Zde je jen několik:

• Automatizujte své obchodní procesy: Konečně se zbavte časově náročných, pracných a papírových úloh, které vedou k nákladným chybám, plýtvání časem, nešťastným zaměstnancům a nespokojeným zákazníkům.
• Zvyšte produktivitu: Odstraněním manuální práce s otevíráním, tříděním a distribucí pošty se zaměstnanci mohou soustředit na hlavní úkoly.
• Zlepšete spokojenost zaměstnanců: Zaměstnanci jsou šťastnější, když je jejich práce jednodušší. Digitální podatelna zajišťuje, že informace, které zaměstnanci potřebují, jsou přímo na dosah ruky, takže už nemusí prohledávat hromady papíru nebo e-mailů, aby je získali. Výsledkem je lepší úroveň spokojenosti s prací a míra udržení, což znamená, že můžete snadno procházet Velkou rezignací.
• Zajistěte soulad: Díky digitální zásilce si můžete být jisti, že své příchozí dokumenty obdržíte včas, takže můžete splnit regulační směrnice.
• Snížení nákladů: Podle průzkumu společnosti Deloitte je snížení nákladů hlavním důvodem digitalizace 70 % podnikových procesů. Vzhledem k tomu, že podatelna je základní provozní složkou každého podnikání, je to ideální prostor pro digitalizaci.
• Snižte svou uhlíkovou stopu: Digitální podatelna vám může pomoci pomoci životnímu prostředí tím, že minimalizuje emise skleníkových plynů. Díky snadnému přístupu k poště přímo z vašeho zařízení není nutné, aby vám byla dopravována.

Je digitální podatelna vhodná pro mé podnikání?

Bez ohledu na vaše odvětví nebo velikost podnikání vám mohou být služby digitální podatelny prospěšné. Příjem dokonale připravených dat a digitálních dokumentů vám umožní zpracovat vaše časově citlivé dokumenty – jako jsou faktury, nákupní objednávky, žádosti o členství a zaměstnání a stížnosti a odvolání – mnohem rychleji. Budete schopni poskytovat rychlý zákaznický servis a mnohem jednodušší dodržování předpisů.