Was ist eine digitale Poststelle?

Sie haben den Begriff wahrscheinlich schon einmal gehört, aber was ist eigentlich eine digitale Poststelle? Eine digitale Poststelle ist eine Möglichkeit, die eingehenden Dokumente, die in Ihrem Unternehmen eingehen, schneller und effizienter zu verarbeiten. Papierpost wird mithilfe von Dokumentenscan- und -erfassungstechniken verarbeitet, bei denen Dateien digitalisiert werden, um sie elektronisch verfügbar zu machen. E-Mails werden überwacht, um eingebettete Dateien und Anhänge zu extrahieren, die dann für die automatisierte Verarbeitung richtig formatiert werden.

Für Unternehmen jeder Art und Größe ist es schwierig, mit der ständig eingehenden Post und E-Mail Schritt zu halten. Die Postverwaltung belastet nicht nur die Personalressourcen, sondern ein Rückstand kann auch Auswirkungen wie langsamen Kundenservice, Probleme bei der Nichteinhaltung und Gebühren für verspätete Zahlungen haben.

Mit einer digitalen Poststelle können Sie Ihr Posteingangsmanagement auf einer dedizierten Plattform ablegen, was Zeit und Frust spart und es Ihnen ermöglicht, schneller an wichtigen Dokumenten zu arbeiten.

Eine digitale Poststelle kann Ihnen sowohl bei Papierpost als auch bei Postpaketen helfen.

Hier finden Sie alles, was Sie über eine digitale Poststelle wissen müssen und wie sie Ihnen sowohl bei Papierpost als auch bei E-Mails helfen kann.

Was sind die Vorteile digitaler Poststellendienste?

Alle Unternehmen aller Branchen können von der Nutzung einer digitalen Poststelle profitieren. Mit einer solchen Lösung können Sie mehrere Prozesse rationalisieren, beispielsweise die Rechnungsbearbeitung. Mit einer digitalen Poststelle können AP-Teams Zeit und Kosten für die Rechnungsbearbeitung reduzieren. Tatsächlich heißt es in einem Bericht des Institute of Finance and Management, dass die durchschnittliche manuelle Bearbeitung einer Rechnung 15 US-Dollar kostet, die digitale Bearbeitung jedoch nur 3 US-Dollar oder weniger.

Und die Vorteile müssen nicht bei Ihrer Kreditorenbuchhaltung enden. Der Einsatz einer Lösung zur Poststellenautomatisierung bietet unzählige Vorteile, die sich auf Ihr gesamtes Unternehmen erstrecken können. Hier sind nur einige davon:

• Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse: Beseitigen Sie endlich zeitaufwändige, arbeitsintensive und papierbasierte Aufgaben, die zu kostspieligen Fehlern, Zeitverschwendung, unzufriedenen Mitarbeitern und unzufriedenen Kunden führen.
• Steigern Sie die Produktivität: Durch den Wegfall der manuellen Arbeit beim Öffnen, Sortieren und Verteilen von Post können sich die Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
• Verbessern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter sind glücklicher, wenn ihre Arbeit einfacher ist. Eine digitale Poststelle stellt sicher, dass die Mitarbeiter die benötigten Informationen direkt zur Hand haben, sodass sie nicht mehr in Stapeln von Papier oder E-Mails suchen müssen, um sie zu erhalten. Dies führt zu einer verbesserten Arbeitszufriedenheit und einer höheren Bindungsrate, sodass Sie „The Great Resignation“ problemlos bewältigen können.
• Stellen Sie die Einhaltung sicher: Durch die Digitalisierung Ihrer Poststelle können Sie sicher sein, dass Sie Ihre eingehenden Dokumente rechtzeitig erhalten, sodass Sie die gesetzlichen Richtlinien einhalten können.
• Kostensenkung: Laut einer Umfrage von Deloitte ist Kostensenkung der Hauptgrund für die Digitalisierung von 70 % der Geschäftsprozesse. Da die Poststelle ein zentraler Betriebsbestandteil eines jeden Unternehmens ist, ist sie ein idealer Bereich für die Digitalisierung.
• Reduzieren Sie Ihren CO2-Fußabdruck: Eine digitale Poststelle kann Ihnen helfen, die Umwelt zu schonen, indem sie Treibhausgasemissionen minimiert. Da Ihre E-Mails direkt von Ihrem Gerät aus leicht zugänglich sind, ist es nicht erforderlich, sie zu Ihnen zu transportieren.

Ist eine digitale Poststelle das Richtige für mein Unternehmen?

Unabhängig von Ihrer Branche oder Unternehmensgröße können Sie von digitalen Poststellendiensten profitieren. Durch den Erhalt perfekt aufbereiteter Daten und digitaler Dokumente können Sie Ihre zeitkritischen Dokumente – wie Rechnungen, Bestellungen, Mitgliedschafts- und Beschäftigungsanträge sowie Beschwerden und Einsprüche – viel schneller bearbeiten. Sie können einen schnellen Kundenservice bieten und die Einhaltung der Compliance erheblich vereinfachen.