डिजिटल मेलरूम क्या है?

आपने शायद यह शब्द पहले सुना होगा, लेकिन वास्तव में डिजिटल मेलरूम क्या है? डिजिटल मेलरूम आपके संगठन में आने वाले आने वाले दस्तावेज़ों को तेज़ी से और अधिक कुशलता से संसाधित करने का एक तरीका है। पेपर मेल को दस्तावेज़ स्कैनिंग और कैप्चर तकनीकों का उपयोग करके संसाधित किया जाता है, जो फ़ाइलों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से उपलब्ध कराने के लिए डिजिटलीकृत करता है। एम्बेडेड फ़ाइलों और अनुलग्नकों को निकालने के लिए ईमेल की निगरानी की जाती है, जिन्हें स्वचालित प्रसंस्करण के लिए उचित रूप से स्वरूपित किया जाता है।

सभी प्रकार और आकार के व्यवसायों के लिए, लगातार आने वाले मेल और ईमेल के साथ बने रहना कठिन है। मेल प्रबंधन न केवल कर्मचारियों के संसाधनों को बर्बाद कर रहा है, बल्कि इसमें पीछे रहने से धीमी ग्राहक सेवा, गैर-अनुपालन मुद्दे और देर से भुगतान के लिए शुल्क जैसे परिणाम हो सकते हैं।

डिजिटल मेलरूम के साथ, आप अपने आने वाले मेल प्रबंधन को एक समर्पित प्लेटफॉर्म पर रख सकते हैं, जिससे समय और निराशा की बचत होगी और आप महत्वपूर्ण दस्तावेजों पर तेजी से काम करने में सक्षम होंगे।

एक डिजिटल मेलरूम आपको पेपर मेल और मेल पैकेज दोनों में मदद कर सकता है।

यहां वह सब कुछ है जो आपको डिजिटल मेलरूम के बारे में जानने की जरूरत है और यह पेपर मेल और ईमेल दोनों में आपकी कैसे मदद कर सकता है।

डिजिटल मेलरूम सेवाओं के क्या लाभ हैं?

डिजिटल मेलरूम का उपयोग करने से सभी उद्योगों की सभी कंपनियां लाभान्वित हो सकती हैं। आप इनवॉइस प्रोसेसिंग जैसी कई प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने के लिए ऐसे समाधान का उपयोग कर सकते हैं। डिजिटल मेलरूम के साथ, एपी टीमें चालान प्रसंस्करण समय और लागत को कम कर सकती हैं। वास्तव में, इंस्टीट्यूट ऑफ फाइनेंस एंड मैनेजमेंट की एक रिपोर्ट में कहा गया है कि औसत चालान को मैन्युअल रूप से संसाधित करने में $ 15 का खर्च आता है, लेकिन डिजिटल रूप से संसाधित करने में केवल $ 3 या उससे कम खर्च होता है।

और लाभ आपके एपी विभाग के साथ समाप्त नहीं होने चाहिए। मेलरूम ऑटोमेशन समाधान का उपयोग करने के अनगिनत फायदे हैं जो आपके पूरे संगठन में फैल सकते हैं। यहां महज कुछ हैं:

• अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करें: अंत में समय लेने वाले, श्रम-गहन, कागज-आधारित कार्यों से छुटकारा पाएं जो महंगी त्रुटियों, समय की बर्बादी, नाखुश कर्मचारियों और असंतुष्ट ग्राहकों को जन्म देते हैं।
• उत्पादकता बढ़ाएँ: मेल खोलने, छाँटने और वितरित करने के मैन्युअल काम को समाप्त करके, कर्मचारी मुख्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
• कर्मचारी संतुष्टि में सुधार करें: जब काम आसान हो जाता है तो कर्मचारी अधिक खुश होते हैं। एक डिजिटल मेलरूम यह सुनिश्चित करता है कि कर्मचारियों को जो जानकारी चाहिए वह उनकी उंगलियों पर हो, इसलिए उन्हें इसे प्राप्त करने के लिए कागज के ढेर या ईमेल के माध्यम से खोज करने की आवश्यकता नहीं है। इसके परिणामस्वरूप नौकरी से संतुष्टि के स्तर और प्रतिधारण दर में सुधार होता है, जिसका अर्थ है कि आप द ग्रेट इस्तीफ़ा को आसानी से नेविगेट कर सकते हैं।
• अनुपालन सुनिश्चित करें: अपने मेलरूम को डिजिटल करके, आप निश्चिंत हो सकते हैं कि आपको अपने आने वाले दस्तावेज़ समय पर प्राप्त होंगे, ताकि आप नियामक दिशानिर्देशों को पूरा कर सकें।
• लागत में कमी: डेलॉइट के एक सर्वेक्षण के अनुसार, लागत में कमी 70% व्यावसायिक प्रक्रियाओं को डिजिटल बनाने का मुख्य कारण है। चूंकि मेलरूम किसी भी व्यवसाय का मुख्य परिचालन घटक है, इसलिए यह डिजिटलीकरण के लिए एक आदर्श क्षेत्र है।
• अपने कार्बन पदचिह्न को कम करें: एक डिजिटल मेलरूम ग्रीनहाउस उत्सर्जन को कम करके पर्यावरण की मदद कर सकता है। आपका मेल आपके डिवाइस से आसानी से पहुंच योग्य होने के कारण, इसे आप तक पहुंचाने की कोई आवश्यकता नहीं है।

क्या डिजिटल मेलरूम मेरे व्यवसाय के लिए सही है?

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका उद्योग या व्यवसाय का आकार क्या है, डिजिटल मेलरूम सेवाएँ आपको लाभान्वित कर सकती हैं। पूरी तरह से तैयार डेटा और डिजिटल दस्तावेज़ प्राप्त करने से आप अपने समय-संवेदनशील दस्तावेज़ों जैसे चालान, खरीद आदेश, सदस्यता और रोजगार आवेदन, और शिकायतों और अपीलों को बहुत तेज़ी से संसाधित कर सकते हैं। आप त्वरित ग्राहक सेवा प्रदान करने में सक्षम होंगे, और अनुपालन बनाए रखना बहुत आसान बना देंगे।