Kas yra skaitmeninis pašto kambarys?

Tikriausiai jau girdėjote šį terminą, bet kas iš tikrųjų yra skaitmeninis pašto kambarys? Skaitmeninis pašto kambarys yra būdas greičiau ir efektyviau apdoroti gaunamus dokumentus, kurie patenka į jūsų organizaciją. Popierinis paštas apdorojamas naudojant dokumentų nuskaitymo ir fiksavimo technologijas, kurios suskaitmenina rinkmenas, kad jos būtų prieinamos elektroniniu būdu. El. laiškai stebimi, kad būtų išgaunami įterptieji failai ir priedai, kurie vėliau tinkamai suformatuojami, kad būtų galima automatizuoti.

Visų tipų ir dydžių įmonėms sunku neatsilikti nuo nuolat gaunamo pašto ir el. pašto. Pašto valdymas ne tik eikvoja personalo išteklius, bet ir atsilikimas gali sukelti pasekmių, pvz., lėtą klientų aptarnavimą, neatitikimo problemas ir mokesčius už pavėluotus mokėjimus.

Naudodami skaitmeninį pašto skyrių, gaunamo pašto tvarkymą galite perkelti į tam skirtą platformą, sutaupydami laiko ir nusivylimo bei galėsite greičiau dirbti su svarbiais dokumentais.

Skaitmeninis pašto kambarys gali padėti jums tiek popieriniu paštu, tiek pašto paketais.

Štai viskas, ką reikia žinoti apie skaitmeninį pašto skyrių ir kaip jis gali padėti jums siunčiant popierinį paštą ir el.

Kokie yra skaitmeninių pašto paslaugų pranašumai?

Visoms įmonėms visose pramonės šakose gali būti naudinga naudotis skaitmeniniu pašto kambariu. Tokį sprendimą galite naudoti norėdami supaprastinti kelis procesus, pvz., sąskaitų faktūrų apdorojimą. Naudodamos skaitmeninį pašto skyrių, AP komandos gali sumažinti sąskaitų faktūrų apdorojimo laiką ir išlaidas. Tiesą sakant, Finansų ir valdymo instituto ataskaitoje teigiama, kad vidutinės sąskaitos faktūros apdorojimas rankiniu būdu kainuoja 15 USD, o skaitmeninis apdorojimas kainuoja tik 3 USD ar mažiau.

Nauda nebūtinai turi baigtis jūsų AP skyriumi. Yra daugybė privalumų naudojant pašto skyriaus automatizavimo sprendimą, kuris gali apimti visą jūsų organizaciją. Štai tik keletas:

• Automatizuokite verslo procesus: pagaliau atsisakykite daug laiko reikalaujančių, daug darbo reikalaujančių popierinių užduočių, dėl kurių atsiranda brangių klaidų, gaištamas laikas, nepatenkinti darbuotojai ir nepatenkinti klientai.
• Padidinkite produktyvumą: pašalinus rankinį darbą atidarant, rūšiuojant ir platinant paštą, darbuotojai gali sutelkti dėmesį į pagrindines užduotis.
• Pagerinkite darbuotojų pasitenkinimą: darbuotojai yra laimingesni, kai jų darbas yra lengvesnis. Skaitmeninis pašto kambarys užtikrina, kad darbuotojams reikalinga informacija būtų po ranka, todėl jiems nebereikia ieškoti krūvose popieriaus ar el. laiškų, kad ją gautų. Dėl to pagerėja pasitenkinimo darbu lygis ir išlaikymo rodikliai, o tai reiškia, kad galite lengvai naršyti „The Great Resignation“.
• Užtikrinkite atitiktį: skaitmeninę savo pašto skyrių galite būti tikri, kad gaunamus dokumentus gausite laiku, kad atitiktumėte reguliavimo gaires.
• Sąnaudų mažinimas: remiantis Deloitte apklausa, išlaidų mažinimas yra pagrindinė priežastis, dėl kurios 70 % verslo procesų skaitmeninama. Kadangi pašto skyrius yra pagrindinė bet kurio verslo sudedamoji dalis, tai ideali vieta skaitmeninimui.
• Sumažinkite anglies pėdsaką: skaitmeninis pašto kambarys gali padėti jums padėti aplinkai sumažinti šiltnamio efektą sukeliančių dujų išmetimą. Kadangi paštas lengvai pasiekiamas tiesiai iš įrenginio, jums nereikia jų gabenti.

Ar skaitmeninis pašto kambarys tinka mano verslui?

Nepriklausomai nuo jūsų pramonės ar verslo dydžio, skaitmeninės pašto paslaugos gali būti jums naudingos. Gavę puikiai paruoštus duomenis ir skaitmeninius dokumentus, galite daug greičiau apdoroti laiko reikalaujančius dokumentus, pvz., sąskaitas faktūras, pirkimo užsakymus, narystės ir įdarbinimo paraiškas, skundus ir apeliacijas. Galėsite greitai aptarnauti klientus ir laikytis reikalavimų bus daug paprasčiau.