Wat is een digitale postkamer?

Je hebt de term waarschijnlijk al eerder gehoord, maar wat is een digitale postkamer eigenlijk? Een digitale postkamer is een manier om de binnenkomende documenten die uw organisatie binnenkomen sneller en efficiënter te verwerken. Papieren post wordt verwerkt met behulp van technieken voor het scannen en vastleggen van documenten, waarbij bestanden worden gedigitaliseerd en elektronisch beschikbaar worden gesteld. E-mails worden gecontroleerd om ingesloten bestanden en bijlagen te extraheren, die vervolgens op de juiste manier worden opgemaakt voor geautomatiseerde verwerking.

Voor bedrijven van alle soorten en maten is het moeilijk om de post en e-mail die voortdurend binnenkomen bij te houden. Niet alleen is het postbeheer een aanslag op de personeelscapaciteit, maar een achterstand kan ook gevolgen hebben zoals trage klantenservice, niet-nalevingsproblemen en kosten voor te late betalingen.

Met een digitale postkamer kunt u het beheer van uw inkomende post op een speciaal platform plaatsen, waardoor u tijd en frustratie bespaart en sneller aan belangrijke documenten kunt werken.

Een digitale postkamer kan u helpen met zowel papieren post als postpakketten.

Hier vindt u alles wat u moet weten over een digitale postkamer en hoe deze u kan helpen met zowel papieren post als e-mail.

Wat zijn de voordelen van digitale postkamerdiensten?

Alle bedrijven in alle sectoren kunnen profiteren van het gebruik van een digitale postkamer. Met een dergelijke oplossing kunt u meerdere processen, zoals de factuurverwerking, stroomlijnen. Met een digitale postkamer kunnen AP-teams de verwerkingstijd en -kosten van facturen verminderen. Uit een rapport van het Institute of Finance and Management blijkt dat de gemiddelde factuur $15 kost om handmatig te verwerken, maar slechts $3 of minder om digitaal te verwerken.

En de voordelen hoeven niet te eindigen bij uw AP-afdeling. Er zijn talloze voordelen verbonden aan het gebruik van een oplossing voor postkamerautomatisering die uw hele organisatie kan omvatten. Hier zijn er maar een paar:

• Automatiseer uw bedrijfsprocessen: maak eindelijk een einde aan tijdrovende, arbeidsintensieve, op papier gebaseerde taken die leiden tot kostbare fouten, tijdverspilling, ontevreden werknemers en ontevreden klanten.
• Verhoog de productiviteit: Door het handmatige werk van het openen, sorteren en distribueren van post te elimineren, kunnen werknemers zich concentreren op kerntaken.
• Verbeter de medewerkerstevredenheid: Werknemers zijn gelukkiger als hun werk eenvoudiger is. Een digitale postkamer zorgt ervoor dat de informatie die medewerkers nodig hebben binnen handbereik is, zodat ze niet langer door stapels papier of e-mails hoeven te zoeken om deze te verkrijgen. Dit resulteert in verbeterde werktevredenheid en retentiepercentages, wat betekent dat u met gemak door The Great Resignation kunt navigeren.
• Zorg voor naleving: Door uw postkamer te digitaliseren, kunt u er zeker van zijn dat u uw inkomende documenten tijdig ontvangt, zodat u aan de wettelijke richtlijnen kunt voldoen.
• Kostenreductie: Volgens een onderzoek van Deloitte is kostenreductie de belangrijkste reden voor het digitaliseren van 70% van de bedrijfsprocessen. Omdat de postkamer een essentieel operationeel onderdeel van elk bedrijf is, is het een ideale ruimte voor digitalisering.
• Verklein uw ecologische voetafdruk: Een digitale postkamer kan u helpen het milieu te helpen door de uitstoot van broeikasgassen te minimaliseren. Omdat uw e-mail gemakkelijk toegankelijk is vanaf uw apparaat, hoeft deze niet naar u te worden vervoerd.

Is een digitale postkamer geschikt voor mijn bedrijf?

Ongeacht uw branche of bedrijfsgrootte, digitale postkamerdiensten kunnen u ten goede komen. Door perfect voorbereide gegevens en digitale documenten te ontvangen, kunt u uw tijdgevoelige documenten, zoals facturen, inkooporders, lidmaatschaps- en arbeidsaanvragen, en klachten en beroepen, veel sneller verwerken. U kunt snelle klantenservice bieden en het handhaven van compliance veel eenvoudiger maken.