ਇੱਕ ਡਿਜੀਟਲ ਮੇਲਰੂਮ ਕੀ ਹੈ?

ਤੁਸੀਂ ਸ਼ਾਇਦ ਪਹਿਲਾਂ ਇਹ ਸ਼ਬਦ ਸੁਣਿਆ ਹੋਵੇਗਾ, ਪਰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਡਿਜੀਟਲ ਮੇਲਰੂਮ ਕੀ ਹੈ? ਇੱਕ ਡਿਜੀਟਲ ਮੇਲਰੂਮ ਆਉਣ ਵਾਲੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕਰਨ ਦਾ ਇੱਕ ਤਰੀਕਾ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਸੰਸਥਾ ਵਿੱਚ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਅਤੇ ਵਧੇਰੇ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਨਾਲ ਦਾਖਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਕਾਗਜ਼ੀ ਮੇਲ ਨੂੰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸਕੈਨਿੰਗ ਅਤੇ ਕੈਪਚਰ ਤਕਨੀਕਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ ਸੰਸਾਧਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਜੋ ਕਿ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਡਿਜੀਟਾਈਜ਼ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਉਪਲਬਧ ਕਰਾਉਂਦੇ ਹਨ। ਏਮਬੈਡਡ ਫਾਈਲਾਂ ਅਤੇ ਅਟੈਚਮੈਂਟਾਂ ਨੂੰ ਐਕਸਟਰੈਕਟ ਕਰਨ ਲਈ ਈਮੇਲਾਂ ਦੀ ਨਿਗਰਾਨੀ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਜੋ ਫਿਰ ਆਟੋਮੇਟਿਡ ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਲਈ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਫਾਰਮੈਟ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ।

ਸਾਰੀਆਂ ਕਿਸਮਾਂ ਅਤੇ ਆਕਾਰਾਂ ਦੇ ਕਾਰੋਬਾਰਾਂ ਲਈ, ਲਗਾਤਾਰ ਆਉਣ ਵਾਲੀ ਮੇਲ ਅਤੇ ਈਮੇਲ ਨਾਲ ਤਾਲਮੇਲ ਰੱਖਣਾ ਔਖਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਨਾ ਸਿਰਫ਼ ਮੇਲ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਸਟਾਫ ਦੇ ਸਰੋਤਾਂ 'ਤੇ ਨਿਕਾਸ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਸਗੋਂ ਇਸ ਦੇ ਪਿੱਛੇ ਪੈਣਾ ਹੌਲੀ ਗਾਹਕ ਸੇਵਾ, ਗੈਰ-ਅਨੁਕੂਲਤਾ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ, ਅਤੇ ਦੇਰੀ ਨਾਲ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨ ਲਈ ਫੀਸਾਂ ਵਰਗੇ ਪ੍ਰਭਾਵਾਂ ਦਾ ਕਾਰਨ ਬਣ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਇੱਕ ਡਿਜੀਟਲ ਮੇਲਰੂਮ ਦੇ ਨਾਲ, ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਆਉਣ ਵਾਲੇ ਮੇਲ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਮਰਪਿਤ ਪਲੇਟਫਾਰਮ 'ਤੇ ਰੱਖ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਸਮੇਂ ਅਤੇ ਨਿਰਾਸ਼ਾ ਦੀ ਬਚਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ 'ਤੇ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਨ ਦੇ ਯੋਗ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹੋ।

ਇੱਕ ਡਿਜੀਟਲ ਮੇਲਰੂਮ ਪੇਪਰ ਮੇਲ ਅਤੇ ਮੇਲ ਪੈਕੇਜਾਂ ਦੋਵਾਂ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਇੱਥੇ ਉਹ ਸਭ ਕੁਝ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਡਿਜੀਟਲ ਮੇਲਰੂਮ ਬਾਰੇ ਜਾਣਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਅਤੇ ਇਹ ਕਾਗਜ਼ੀ ਮੇਲ ਅਤੇ ਈਮੇਲ ਦੋਵਾਂ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਕਿਵੇਂ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਡਿਜੀਟਲ ਮੇਲਰੂਮ ਸੇਵਾਵਾਂ ਦੇ ਕੀ ਫਾਇਦੇ ਹਨ?

ਸਾਰੇ ਉਦਯੋਗਾਂ ਦੀਆਂ ਸਾਰੀਆਂ ਕੰਪਨੀਆਂ ਡਿਜੀਟਲ ਮੇਲਰੂਮ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ ਲਾਭ ਲੈ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਤੁਸੀਂ ਕਈ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਸੁਚਾਰੂ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਅਜਿਹੇ ਹੱਲ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਇਨਵੌਇਸ ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ। ਇੱਕ ਡਿਜੀਟਲ ਮੇਲਰੂਮ ਦੇ ਨਾਲ, AP ਟੀਮਾਂ ਇਨਵੌਇਸ ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਦੇ ਸਮੇਂ ਅਤੇ ਲਾਗਤਾਂ ਨੂੰ ਘਟਾ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਵਾਸਤਵ ਵਿੱਚ, ਇੰਸਟੀਚਿਊਟ ਆਫ ਫਾਇਨਾਂਸ ਐਂਡ ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਦੀ ਇੱਕ ਰਿਪੋਰਟ ਵਿੱਚ ਕਿਹਾ ਗਿਆ ਹੈ ਕਿ ਔਸਤ ਇਨਵੌਇਸ ਦੀ ਲਾਗਤ ਹੱਥੀਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕਰਨ ਲਈ $15 ਹੈ, ਪਰ ਡਿਜੀਟਲ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕਰਨ ਲਈ ਸਿਰਫ $3 ਜਾਂ ਘੱਟ ਹੈ।

ਅਤੇ ਲਾਭਾਂ ਨੂੰ ਤੁਹਾਡੇ AP ਵਿਭਾਗ ਨਾਲ ਖਤਮ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਇੱਕ ਮੇਲਰੂਮ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਹੱਲ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਦੇ ਅਣਗਿਣਤ ਫਾਇਦੇ ਹਨ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਸੰਸਥਾ ਵਿੱਚ ਫੈਲ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਇੱਥੇ ਕੁਝ ਕੁ ਹਨ:

• ਆਪਣੀਆਂ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਸਵੈਚਲਿਤ ਕਰੋ: ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਸਮਾਂ ਬਰਬਾਦ ਕਰਨ ਵਾਲੇ, ਲੇਬਰ-ਅਧਾਰਿਤ, ਕਾਗਜ਼-ਆਧਾਰਿਤ ਕੰਮਾਂ ਨੂੰ ਖਤਮ ਕਰੋ ਜੋ ਮਹਿੰਗੀਆਂ ਗਲਤੀਆਂ, ਸਮਾਂ ਬਰਬਾਦ, ਨਾਖੁਸ਼ ਕਰਮਚਾਰੀ ਅਤੇ ਅਸੰਤੁਸ਼ਟ ਗਾਹਕਾਂ ਦਾ ਕਾਰਨ ਬਣਦੇ ਹਨ।
• ਉਤਪਾਦਕਤਾ ਵਧਾਓ: ਮੇਲ ਖੋਲ੍ਹਣ, ਛਾਂਟੀ ਕਰਨ ਅਤੇ ਵੰਡਣ ਦੇ ਦਸਤੀ ਕੰਮ ਨੂੰ ਖਤਮ ਕਰਕੇ, ਕਰਮਚਾਰੀ ਮੁੱਖ ਕੰਮਾਂ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਦੇ ਸਕਦੇ ਹਨ।
• ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਸੰਤੁਸ਼ਟੀ ਵਿੱਚ ਸੁਧਾਰ ਕਰੋ: ਜਦੋਂ ਉਹਨਾਂ ਦੀਆਂ ਨੌਕਰੀਆਂ ਆਸਾਨ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ ਤਾਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਵਧੇਰੇ ਖੁਸ਼ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਡਿਜੀਟਲ ਮੇਲਰੂਮ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀ ਲੋੜੀਂਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਉਹਨਾਂ ਦੀਆਂ ਉਂਗਲਾਂ 'ਤੇ ਸਹੀ ਹੈ, ਇਸਲਈ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਇਸਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ ਕਾਗਜ਼ਾਂ ਜਾਂ ਈਮੇਲਾਂ ਦੇ ਢੇਰਾਂ ਰਾਹੀਂ ਖੋਜ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਇਸ ਦੇ ਨਤੀਜੇ ਵਜੋਂ ਨੌਕਰੀ ਦੀ ਸੰਤੁਸ਼ਟੀ ਦੇ ਪੱਧਰ ਅਤੇ ਧਾਰਨ ਦਰਾਂ ਵਿੱਚ ਸੁਧਾਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਮਤਲਬ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ The Great Resignation ਨੂੰ ਨੈਵੀਗੇਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
• ਪਾਲਣਾ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ: ਆਪਣੇ ਮੇਲਰੂਮ ਨੂੰ ਡਿਜੀਟਲ ਕਰਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਨਿਸ਼ਚਤ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਆਉਣ ਵਾਲੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰੋਗੇ, ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਰੈਗੂਲੇਟਰੀ ਦਿਸ਼ਾ-ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰ ਸਕੋ।
• ਲਾਗਤ ਵਿੱਚ ਕਟੌਤੀ: ਡੇਲੋਇਟ ਦੁਆਰਾ ਕੀਤੇ ਗਏ ਇੱਕ ਸਰਵੇਖਣ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ, ਲਾਗਤ ਵਿੱਚ ਕਟੌਤੀ 70% ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਡਿਜੀਟਲਾਈਜ਼ ਕਰਨ ਦਾ ਮੁੱਖ ਕਾਰਨ ਹੈ। ਕਿਉਂਕਿ ਮੇਲਰੂਮ ਕਿਸੇ ਵੀ ਕਾਰੋਬਾਰ ਦਾ ਇੱਕ ਮੁੱਖ ਸੰਚਾਲਨ ਹਿੱਸਾ ਹੈ, ਇਹ ਡਿਜੀਟਾਈਜ਼ੇਸ਼ਨ ਲਈ ਇੱਕ ਆਦਰਸ਼ ਖੇਤਰ ਹੈ।
• ਆਪਣੇ ਕਾਰਬਨ ਫੁਟਪ੍ਰਿੰਟ ਨੂੰ ਘਟਾਓ: ਇੱਕ ਡਿਜੀਟਲ ਮੇਲਰੂਮ ਗ੍ਰੀਨਹਾਉਸ ਦੇ ਨਿਕਾਸ ਨੂੰ ਘੱਟ ਕਰਕੇ ਵਾਤਾਵਰਣ ਦੀ ਮਦਦ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਤੁਹਾਡੀ ਡਿਵਾਈਸ ਤੋਂ ਤੁਹਾਡੀ ਮੇਲ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਪਹੁੰਚਯੋਗ ਹੋਣ ਦੇ ਨਾਲ, ਇਸ ਨੂੰ ਤੁਹਾਡੇ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚਾਉਣ ਦੀ ਕੋਈ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ।

ਕੀ ਮੇਰੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਲਈ ਡਿਜੀਟਲ ਮੇਲਰੂਮ ਸਹੀ ਹੈ?

ਤੁਹਾਡੇ ਉਦਯੋਗ ਜਾਂ ਕਾਰੋਬਾਰ ਦੇ ਆਕਾਰ ਨਾਲ ਕੋਈ ਫਰਕ ਨਹੀਂ ਪੈਂਦਾ, ਡਿਜੀਟਲ ���ੇਲਰੂਮ ਸੇਵਾਵਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਲਾਭ ਪਹੁੰਚਾ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਤਿਆਰ ਕੀਤੇ ਡੇਟਾ ਅਤੇ ਡਿਜੀਟਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ ਤੁਹਾਨੂੰ ਤੁਹਾਡੇ ਸਮੇਂ-ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਇਨਵੌਇਸ, ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ, ਸਦੱਸਤਾ ਅਤੇ ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਅਰਜ਼ੀਆਂ, ਅਤੇ ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ ਅਤੇ ਅਪੀਲਾਂ - ਬਹੁਤ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕਰਨ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਤੁਰੰਤ ਗਾਹਕ ਸੇਵਾ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨ ਦੇ ਯੋਗ ਹੋਵੋਗੇ, ਅਤੇ ਪਾਲਣਾ ਨੂੰ ਬਰਕਰਾਰ ਰੱਖਣਾ ਬਹੁਤ ਸੌਖਾ ਬਣਾਉਗੇ।