Čo je digitálna poštová miestnosť?

Pravdepodobne ste už tento pojem počuli, ale čo je to vlastne digitálna poštová schránka? Digitálna podateľňa je spôsob, ako rýchlejšie a efektívnejšie spracovať prichádzajúce dokumenty, ktoré vstupujú do vašej organizácie. Papierová pošta sa spracováva pomocou techník skenovania a zachytávania dokumentov, ktoré digitalizujú súbory a sprístupňujú ich elektronicky. E-maily sú monitorované, aby sa extrahovali vložené súbory a prílohy, ktoré sú potom správne naformátované na automatizované spracovanie.

Pre firmy všetkých typov a veľkostí je ťažké držať krok s poštou a e-mailmi, ktoré neustále prichádzajú. Správa pošty nielen že odčerpáva personálne zdroje, ale zaostávanie s ňou môže mať následky, ako sú pomalé služby zákazníkom, problémy s nedodržiavaním pravidiel a poplatky za oneskorené platby.

Vďaka digitálnej poštovej miestnosti môžete správu prichádzajúcej pošty umiestniť na vyhradenú platformu, čo ušetrí čas a frustráciu a umožní vám pracovať na dôležitých dokumentoch rýchlejšie.

Digitálna podateľňa vám môže pomôcť s papierovou poštou aj poštovými balíkmi.

Tu je všetko, čo potrebujete vedieť o digitálnej podateľni a o tom, ako vám môže pomôcť s papierovou poštou aj e-mailom.

Aké sú výhody digitálnych poštových služieb?

Všetky spoločnosti vo všetkých odvetviach môžu využívať výhody digitálnej poštovej miestnosti. Takéto riešenie môžete využiť na zefektívnenie niekoľkých procesov, ako je napríklad spracovanie faktúr. Vďaka digitálnej poštovej miestnosti môžu tímy AP skrátiť čas a náklady na spracovanie faktúr. V správe Inštitútu financií a manažmentu sa v skutočnosti uvádza, že ručné spracovanie priemernej faktúry stojí 15 USD, ale digitálne spracovanie iba 3 USD alebo menej.

A výhody nemusia skončiť na vašom oddelení AP. Existuje nespočetné množstvo výhod používania riešenia automatizácie poštových priestorov, ktoré môžu pokrývať celú vašu organizáciu. Tu je len niekoľko:

• Automatizujte svoje obchodné procesy: konečne sa zbavte časovo náročných, prácne a papierových úloh, ktoré vedú k nákladným chybám, strate času, nešťastným zamestnancom a nespokojným zákazníkom.
• Zvýšte produktivitu: Odstránením manuálnej práce s otváraním, triedením a distribúciou pošty sa zamestnanci môžu sústrediť na kľúčové úlohy.
• Zlepšite spokojnosť zamestnancov: Zamestnanci sú šťastnejší, keď je ich práca jednoduchšia. Digitálna poštová miestnosť zaisťuje, že informácie, ktoré zamestnanci potrebujú, budú mať na dosah ruky, takže už nemusia hľadať v hromadách papiera alebo e-mailov, aby ich získali. Výsledkom je lepšia úroveň spokojnosti s prácou a miera udržania si práce, čo znamená, že môžete ľahko prechádzať cez The Great Resignation.
• Zabezpečte súlad: Vďaka digitálnej poštovej schránke si môžete byť istí, že svoje prichádzajúce dokumenty dostanete včas, aby ste mohli splniť regulačné pokyny.
• Zníženie nákladov: Podľa prieskumu spoločnosti Deloitte je zníženie nákladov hlavným dôvodom digitalizácie 70 % obchodných procesov. Keďže podateľňa je základnou prevádzkovou súčasťou každého podnikania, je ideálnym priestorom na digitalizáciu.
• Znížte svoju uhlíkovú stopu: Digitálna poštová schránka vám môže pomôcť pomôcť životnému prostrediu minimalizovaním emisií skleníkových plynov. Keďže je vaša pošta ľahko dostupná priamo z vášho zariadenia, nie je potrebné ju prenášať k vám.

Je digitálna podateľňa vhodná pre moje podnikanie?

Bez ohľadu na vaše odvetvie alebo veľkosť firmy, služby digitálnej pošty vám môžu priniesť úžitok. Príjem dokonale pripravených údajov a digitálnych dokumentov vám umožní oveľa rýchlejšie spracovať vaše časovo citlivé dokumenty, ako sú faktúry, objednávky, žiadosti o členstvo a zamestnanie, sťažnosti a odvolania. Budete môcť poskytnúť rýchly zákaznícky servis a oveľa jednoduchšie udržiavať dodržiavanie predpisov.