什么是数字收发室？

您以前可能听说过这个术语，但数字邮件收发室到底是什么？数字邮件收发室是一种更快、更高效地处理进入组织的传入文档的方法。纸质邮件使用文档扫描和捕获技术进行处理，将文件数字化，以电子方式提供。监控电子邮件以提取嵌入的文件和附件，然后将其正确格式化以进行自动处理。

对于各种类型和规模的企业来说，要跟上不断涌入的邮件和电子邮件是很困难的。邮件管理不仅会消耗员工资源，而且落后会导致客户服务缓慢、不合规问题和逾期付款费用等后果。

借助数字邮件收发室，您可以将传入邮件管理放在专用平台上，从而节省时间并减少挫败感，并使您能够更快地处理重要文档。

数字邮件收发室可以帮助您处理纸质邮件和邮件包裹。

以下是您需要了解的有关数字邮件收发室以及它如何帮助您处理纸质邮件和电子邮件的所有信息。

数字收发室服务有哪些好处？

所有行业的所有公司都可以从使用数字邮件收发室中受益。您可以利用此类解决方案来简化多个流程，例如发票处理。借助数字邮件收发室，AP 团队可以减少发票处理时间和成本。事实上，财务与管理研究所的一份报告指出，手动处理发票的平均成本为 15 美元，而数字处理的成本仅为 3 美元或更少。

而且这些好处不仅仅限于您的 AP 部门。使用跨越整个组织的邮件收发室自动化解决方案有无数的优势。这里仅列出一些：

• 自动化您的业务流程：最终消除耗时、劳动密集型、纸质任务，这些任务会导致代价高昂的错误、浪费时间、员工不满意和客户不满意。
• 提高生产力：通过消除打开、分类和分发邮件的手工工作，员工可以专注于核心任务。
• 提高员工满意度：当工作更轻松时，员工会更快乐。数字邮件收发室确保员工所需的信息触手可及，因此他们不再需要在成堆的纸张或电子邮件中搜索来获取信息。这会提高工作满意度和保留率，这意味着您可以轻松应对“大辞职”。
• 确保合规性：通过数字化您的邮件收发室，您可以放心，您将及时收到收到的文档，从而满足监管准则的要求。
• 降低成本：根据德勤的调查，降低成本是70%业务流程数字化的主要原因。由于邮件收发室是任何企业的核心运营组成部分，因此它是数字化的理想区域。
• 减少碳足迹：数字邮件收发室可以通过最大限度地减少温室气体排放来帮助您保护环境。您可以直接从您的设备轻松访问邮件，因此无需将其传输给您。

数字收发室适合我的业务吗？

无论您的行业或企业规模如何，数字邮件收发室服务都可以使您受益。接收完美准备的数据和数字文档可以让您更快地处理时间敏感的文档，​​例如发票、采购订单、会员和就业申请以及申诉和上诉。您将能够提供及时的客户服务，并使维护合规性变得更加简单。