什麼是數位收發室？

您以前可能聽過這個術語，但數位郵件收發室到底是什麼？數位郵件收發室是一種更快、更有效率地處理進入組織的傳入文件的方法。紙本郵件使用文件掃描和擷取技術進行處理，將文件數位化，以電子方式提供。監控電子郵件以提取嵌入的文件和附件，然後將其正確格式化以進行自動處理。

對於各種類型和規模的企業來說，要跟上不斷湧入的郵件和電子郵件是很困難的。郵件管理不僅會消耗員工資源，而且落後會導致客戶服務緩慢、不合規問題和逾期付款費用等後果。

透過數位郵件收發室，您可以將收到的郵件管理放在專用平台上，節省時間並減少挫折感，並使您能夠更快地處理重要文件。

數位郵件收發室可以幫助您處理紙本郵件和郵件包裹。

以下是您需要了解的有關數位郵件收發室以及它如何幫助您處理紙本郵件和電子郵件的所有資訊。

數位收發室服務有哪些好處？

所有行業的所有公司都可以從使用數位郵件收發室中受益。您可以利用此類解決方案來簡化多個流程，例如發票處理。借助數位郵件收發室，AP 團隊可以減少發票處理時間和成本。事實上，財務與管理研究所的報告指出，手動處理發票的平均成本為 15 美元，而數位處理的成本僅為 3 美元或更少。

而且這些好處不僅限於您的 AP 部門。使用跨越整個組織的郵件收發室自動化解決方案有無數的優勢。這裡僅列出一些：

• 自動化您的業務流程：最終消除耗時、勞動密集、紙本任務，這些任務會導致代價高昂的錯誤、浪費時間、員工不滿意和客戶不滿意。
• 提高生產力：透過消除開啟、分類和分發郵件的手動工作，員工可以專注於核心任務。
• 提升員工滿意度：當工作更輕鬆時，員工會更快樂。數位郵件收發室確保員工所需的資訊觸手可及，因此他們不再需要在成堆的紙張或電子郵件中搜尋來獲取資訊。這會提高工作滿意度和保留率，這意味著您可以輕鬆應對「大辭職」。
• 確保合規性：透過數位化您的郵件收發室，您可以放心，您將及時收到收到的文檔，從而滿足監管準則的要求。
• 降低成本：根據德勤的調查，降低成本是70%業務流程數位化的主要原因。由於郵件收發室是任何企業的核心營運組成部分，因此它是數位化的理想區域。
• 減少碳足跡：數位郵件收發室可以透過最大限度地減少溫室氣體排放來幫助您保護環境。您可以直接從您的裝置輕鬆存取郵件，因此無需將其傳輸給您。

數位收發室適合我的業務嗎？

無論您的行業或企業規模如何，數位郵件收發室服務都可以使您受益。接收完美準備的資料和數位文件可以讓您更快地處理時間敏感的文檔，例如發票、採購訂單、會員和就業申請以及申訴和上訴。您將能夠提供及時的客戶服務，並使維護合規性變得更加簡單。